テレワーク、サテライトオフィスにご利用頂ける個室オフィスをご提供いたします

はじめに

　オフィスにおいて人の脳は、多くの情報を収集・蓄積・加工処理して発信する作業を通じて様々な課題を解決し、新しいサービスの提供を続けてきました。 企業経営におけるオフィスの生産性は非常に重要な課題となっています。オフィス家具メーカーや設計事務所は、オフィスの生産性を向上させるために 人間工学やユニバーサルデザインなどを導入して仕事のストレスを小さくするように配慮してきました。こうした努力により、体に合わない什器に由来する腰痛や 肩こりなどはかなり解消できているのではないかと考えます。また、レイアウトやゾーニングも部署間の親和性などを考慮して設計されるようになり、昔のオフィス と比較して仕事上のコミュニケーションも取りやすくなっているのではないかと思われます。しかし、オフィス環境が年間を通じてほぼ一定なのに対してオフィス ワーカー個人の脳は時刻々変化し続けています。もしも、脳の状態に応じた好ましい環境があるのだとしたら、今のオフィスワーカーは無意識のうちにオフィス 環境に合わせて脳を使うというストレスに晒されて仕事をしていることになり、これはオフィス生産性にも大きなダメージとなっているのではないかと考えられ ます。ここでは時間的に変化する脳の性質にオフィス環境の方をどのように適合させるべきかを考えたオフィス設計の一例を提案します。

オフィス設計の現状

　オフィスに対する法規制では、事務所衛生基準規則やビル管理法によって事務所内の空気質、温度、照度、騒音等について規制を行っています。
　日本のオフィスは企業の規模を問わず大部屋タイプが多数を占めます。大企業やデザイン系、設計開発中心の企業ではローパーティションで囲まれた個室風ワーク ステーションを導入するところも多数存在します。営業部門では、開放的な空間でフリーアドレス型のオフィスを採用することもあります。こうしたオフィス では家具やレイアウトの決定において、ワーカーの性別、体格、動線、部署間の親和性、書類保管容量等を考慮して設計されますが、中小零細企業ではまだまだ立ち 遅れているのが現状です。
　一方で、最近はネットワークの普及により働き方も多様になり、ホームオフィスや小さな貸オフィスを利用する形体も浸透しつつあります。

オフィスの時間とワーカー個人の時間

　一般にオフィスは朝8時～9時頃に始動。12時に昼食、18時以降に残業または退社となります。フレックスタイム制度で多少朝ゆっくり出社できるワーカー もいますが基本的にあまり大きく変わらないスケジュールです。そして、このスケジュールはワーカーに対して休憩は昼食時だけにして、後はしっかり働きなさい と暗黙の裡に時間的制限を命じています。また、大部屋タイプのオフィスでは周囲の目や耳の存在が暗黙の裡にワーカーの行動様式に制限を加えています。 言い換えればオフィス環境が脳の活動に制限をかけている状況といえます。こうしたオフィスの側から強制される時間と、ワーカー個人の脳がその時求めている 時間のズレに現状オフィスの課題があると考えます。

脳のリズム

　脳が持つよく知られたリズムには1日24時間というサーカディアンリズムがあります。本来は約25時間ですが太陽光を受けて朝リセットされることで 24時間を維持しています。次にレム睡眠・ノンレム睡眠のリズムがあります。個人差はありますが、だいたい90分程度の周期を持っています。この為、脳の 集中力も大体90分が限度となります。このタイミングに合わせて仕事と休息を取れば脳のパフォーマンスを維持できますが、脳が休息を求めているタイミング で仕事をするといったズレがあるとストレスが大きくなり結果、脳のパフォーマンスが低下してしまうものと考えられます。

大脳半球機能の専門化

　大脳は左右大脳半球から構成され、それぞれ異なる役割があることはよく知られています。一般に図形認識といった空間的情報処理は右脳で行われ、言語処理 や計算などの時間的情報処理は左脳で行われます。こうした左右大脳半球の機能の局在化のことを大脳半球機能の専門化（或いはラテラリゼーション）と呼びます。
　安藤等は、簡単な計算作業と図形作業を静かな環境、騒音のある環境、音楽のある環境で実施。結果、音楽のある環境では計算作業が阻害され、騒音環境 では図形作業が阻害されることを見出しました[1, 2]。

　　　　　　　図1　脳の情報処理に対する環境音の干渉モデル

脳機能に重点を置いたオフィス設計

　以上を踏まえると要点は二つ、第一に時間的空間的に周囲のオフィスから独立した領域を各オフィスワーカーが持てることで気兼ねなく仕事に集中する時間と休息 を取る時間を得られること。第二に仕事内容の変化に伴って環境を変えることが仕事の能率に影響を与えることに気づける仕組みをどう作るのかということである。
　図2は、こうした要求を満たすもっともシンプルな例と考えます。

　　　　　　　　　　　　 図２　3方向に使用できる天板

　　　　　　　　　　　　 　図３　個室オフィスの例

　壁面部分や出入口は使用者の好みでボード状或いはカーテン、扉のように適時開閉できるものを使用するようにします。こうすることで周囲を気にすることなく 自分のリズムで休息を取ったり仕事に集中したりできます。また、ワーカーを囲うように天板を配置することで自然に仕事の内容に応じて体の向きを変え、使用する領域を 変化させるように仕向けています。この時に視界も大きく変化するように室内をコーディネートすることをお勧めしますが、その内容についてはワーカー自身の好み や作業性に依存します。我々としてはその時に壁や柱に穴加工や塗装などを行いやすいように全体を木製のプレーンな素材で構成するようにしました。自分の気に入っ た絵画や写真などを自由に飾ることができ、自分の書斎のような使い方ができます。
　以前は、このようなワーカーの自由を認めるような風潮はありませんでしたが、誰もが簡単にネットワークに接続して世界中いつでもどこでも仕事ができるように なったおかげで大手企業も在宅勤務などのテレワークを積極的に導入しつつあります。この機会にオフィス設計の考え方も大きく見直すことで、今まで潜在化していた 無言のストレスからワーカーを解放して、新しい可能性を顕在化させて育成し、企業の成長を後押しすべきと考えます。
　最後に注意点としては、こうした働き方をする場合成果と評価の関係を透明化しておかなければワーカー同士の間で不公平感を生じる可能性があります。企業 側から最高の環境を与えられたならば最高のパフォーマンスで応える義務を負っていることをワーカーに自覚させる制度が必要ということです。
　今回は24時間のリズムとレム睡眠のリズムに着目しましたが、長い周期に目を向ければ四季のようなリズムもあります。もっと短い周期のリズムもあるかもしれま せん。いずれのリズムも人の心理生理に大きな影響を及ぼします。大半の人が多くの時間をオフィスで過ごすことを考えると、こうしたリズムを考慮したオフィス環境の 時間設計について更なる研究が必要となるでしょう。

謝辞

　本報を執筆するにあたり多大なご尽力を頂いた神戸大学名誉教授安藤四一先生に感謝いたします。

引用文献

[1] Y. Ando and S. H. Kang, “A study on the differential effects of sound stimuli on performing left- and right-hemispheric tasks”, Acustica, 64, 110-116 (1987).
[2] Y. Ando, “Differential effects of noise and music signals on behavior of children”, J. Sound and Vib., 241(1), 129-140 (2001).

文責　毛利公勅

Preface

　Human brain has solved various problems through the collection, accumulation and treatment of the information in the office. Then, it provides new services. The productivity of the office is one of the most important issues on the corporate management. Therefore, the office-furniture maker and the design office have taken ergonomics or universal design into consideration to degrade stress and improve productivity in the office. The lumbago and stiffness in the shoulder, caused by the impertinent furnitures, have been released by their efforts. Additionally, a layout and the zoning come to be designed in consideration of the affinity between departments, and it is thought that it may become easy to prefer the communication in the work to an old office. Meanwhile, the condition of the human brain is non-stationary in contrast with the stationary office environment. If there is favorable environment depending on the state of the brain, the office workers will often be working in the stressful condition due to the mismatch between the environment and the state of the brain. The office-productivity should be damaged for this reason. In this report, we propose an example design of the office in which you will not feel uneasy between brain condition and the office environment.

The present conditions of the office design

　Ordinance on Health Standards in the Office and Building Administration Law restricts office environment in Japan.
　In case of Japanese office, many people are working in a large room. Big companies, design-office, and development-office often introduce the work stations surrounded by the low-panels. The sales department adopt free-address office, recently. These offices are designed through considering about sex, body-size, line of flow, affinity of sections and storage, but medium and small‐sized enterprises have not been taken these factors into consideration yet.
　Meanwhile home-office and rental office infiltrate society because of the spread of network.

Time of office, time of individual worker

　Generally, an office starts at about 8 or 9 AM and ends at about 6 pm. Lunch time is from 12 pm to 1 pm. Some workers, who can utilize the flextime-system, go to work slowly in the morning. This means that the schedule commands workers to take the rest at noon and to work hard remaining time implicitly. The existence of others' ears and eyes set a limit to workers' activity in the large-room type office. In other words, office environment restrains the activity of one's brain. Major issue of the office is gap between the time restricted by company and the time needed by individual worker.

Rhythm of the brain

　We have some kinds of physiological rhythms. Circadian rhythm, which has the frequency of about 24 hrs, is well known first of all. It is said that human being has the circadian rhythm of about 25 hrs basically, but it is strongly influenced by sunlight. Therefore, the rhythm is 24 hrs approximately on the earth. Secondary, human brain has the rhythm of REM (rapid eye movement) sleep, which has about 90 min period including individual differences. For this reason, brain will keep concentration of about 90 min. It is assumed that if you can work without anystress when your brain want to work, the performance will be maximized, but if you must work in the noisy office when your brain does not want to work, the performance will be minimized.

The cerebral hemispheric specialization/Laterality/Lateralization

　It is well known that the brain consists of right and left hemispheres, and they have different role respectively. It is generally said that spatial/nonverbal information is processed in the right heisphere while temporal/verbal information is processed in the left. "The cerebral hemispheric specialization" or "lateralization" means such that the localization of function on either the right or left sides of the brain. 　Ando revealed that the simple adding task (left-hemispheric task) was interrupted by the music sound (left-hemispheric sound) while the simple drawing task (right-hemispheric task) was interrupted by the noise sound (right-hemispheric sound). This result means that ipsi-lateral task and sound are influenced with each other [1, 2].

Figure 1　The interruption model of the brain caused by the environmental sound.

The office design focused on the brain function

　It is concluded that there are two important factors for planning an office. Firstly, each worker should have personal space to concentrate his job or to take a rest, without any disturbance. Secondary, we need to make an office worker realize that job performance is influenced by changing their environment along with their kinds of work.
　One of the simple solution is shown in Figure 2.

　　　　　　Figure 2　Top board which you can use for 3 directions.

　　　　　　　　　Figure 3　Example of the personal office.

　The curtain, board or door will be able to use for this room as wall and entrance. When you want to concentrate or take a rest, you can control the field of vision by utilizing them. Two large tables and one small table are located horizontally around the position of the worker. These tables will make workers moving around in accordance with tasks. Then, we recommend to decorate inside of the room in order to feel dynamic change of field of vision. The design depends on your preference and tasks. Because this room is made of wood, you can bore holes, paint or decorate favorite pictures and drawings as if your own room.
　Previously, workers could not control their duty hours easily but owing to the progress of the internet technology, many companies have been introducing telework-system positively. We need to reconsider the office planning as described above, and it will release workers from the latent stress. This will nurse creativity and the growth of the company.
　Finally, the relationship between personnel evaluation and outcomes should be cleared to avoid workers having discontentment for their salary. It means that we need the system which makes workers perform their duty in exchange for the best environment.
　This report focused on the circadian rhythm and rem-sleep rhythm, but there are some others, which affect to human beings psychologically and physiologically, like four seasons. Temporal design, which takes such rhythms into consideration in the office, should be investigated much more because many people spend one-third of their life in the office.

Acknowledgements

　We wish to acknowledge to Yoichi Ando Emeritus Professor of Kobe University for his help.

References

[1] Y. Ando and S. H. Kang, “A study on the differential effects of sound stimuli on performing left- and right-hemispheric tasks”, Acustica, 64, 110-116 (1987).
[2] Y. Ando, “Differential effects of noise and music signals on behavior of children”, J. Sound and Vib., 241(1), 129-140 (2001).

Kiminori Mouri